Преимущества системы электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота требует понимания того факта, что ее ключевое назначение заключается не в экономии, а в создании качественной и современной управленческой структуры, позволяющей контролировать и анализировать хозяйственную деятельность организации. Также с ее помощью возможна отчетность через интернет.

Первое и основное преимущество, которое предоставляет электронный документооборот - почти моментальный доступ некоторой категории работников к информации, обусловленной определенными ограничительными рамками. Пользователю открывается возможность быстрого и простого поиска документов, к которым он имеет личный доступ.

У каждого документа, участвующего в электронном документообороте, имеется собственная история. Любые операции с ним, работающие с документом сотрудники, протоколируются в особых регистрах и могут храниться там на протяжении любого отрезка времени. То есть, руководитель получает инструмент действенного управления над документооборотом и некомпетентными работниками, которые могут изображать бурную деятельность. При создании сертификатов электронной подписи и документооборота потребуется удостоверяющий центр.

Вместе с тем, электронный документооборот позволяет практически исключить из рабочего процесса «человеческий фактор». По сравнению с бумажным документооборотом, совершается исключение ситуаций потери документов или их расположения в неуместных местах. Отмечается экономия огромного количества времени на предприятии, затраченного на поиски необходимых документов.

Еще одним непременным преимуществом электронного документооборота становится автоматизация процессов делопроизводства и документооборота. С помощью введения данной системы, становится возможным автоматизация процедуры составления отчетности по тактическому, оперативному и стратегическому функционированию компании. Подразделению под силу формировать отчеты по различным объективным критериям, включая число используемых в обороте документов, наличие очереди того или иного документа к сотруднику и так далее.  

Автоматизированный электронный документооборот позволит организовать общую базу данных, с наличием в ней всей документации, требуемой для работы компании. Также этого даст возможность работы с единым документом для ряда сотрудников одновременно.