Документооборот

Что такое документооборот? Что подразумевается под организацией документооборота и его графиком? Каким образом документооборот должен быть организован, какими должны быть его маршрут и время прохождения? Какие сложности могут поджидать в процессе оборота документов и на что следует обращать внимание ответственным лицам?

Основные понятия

Документооборот – это движение пакета документов, начиная с момента их создания или получения организацией и заканчивая их завершением или отправлением в другую организацию. Сюда входят такие процессы, как создание первичного документа, принятие ответственным лицом данного документа к учету, обработка документа и затем сдача его в архив.

Организация процесса оборота документов в компании – это ответственная часть любой делопроизводственной деятельности. Главным правилом в организации документооборота является создание самого короткого и эффективного пути движения документов внутри компании. Поэтому, маршрут документа должен быть прямым, а время его прохождения – максимально коротким.

Организовав процесс прохождения документооборота грамотно, компания в итоге только выигрывает. Все это позволяет достигнуть условий для равномерного поступления и создания потока документов, одинаковой загруженности всех работников, исключения ошибок и дублирования одних и тех же действий при работе с документами.

График документооборота – это схема, которая описывает движение документов от самого начала их создания или получения и до сдачи их в архив или передачи в другую организацию. Такой график разрабатывает главный бухгалтер компании, а утверждает его непосредственный руководитель. Для каждого отдельного документа существует свой путь движения.